Accord de traitement des données

1. Parties et conclusion

Cet accord de traitement des données s’applique entre l’entreprise qui crée un compte KompaniX (le responsable du traitement, ci-après « vous ») et WEBSHOT, entreprise individuelle néerlandaise inscrite à la Chambre de commerce néerlandaise (KvK) sous le numéro 51317915 (le sous-traitant, ci-après « nous »). Les données de l’entreprise figurent dans les mentions légales.

L’accord est conclu lorsque vous acceptez les conditions d’utilisation lors de la création du compte, et s’applique tant que le compte existe, y compris pendant la période d’essai gratuite. Un exemplaire signé n’est pas nécessaire ; si vous en souhaitez un malgré tout, demandez-le via l’adresse e-mail indiquée dans les mentions légales.

2. Objet et durée

Nous traitons des données à caractère personnel uniquement pour fournir KompaniX : stocker, afficher, envoyer et traiter les données que vous et votre équipe mettez dans KompaniX ou qui y arrivent, comme les formulaires, les e-mails adressés à l’adresse de votre entreprise et les réactions dans le portail client. Le traitement dure tant que le contrat est en cours, plus les délais prévus à l’article 10.

3. Catégories de données et personnes concernées

Personnes concernées : vos clients et leurs personnes de contact, les visiteurs qui utilisent un formulaire ou le portail client, les expéditeurs d’e-mails adressés à votre entreprise, et les membres de votre équipe.

Données : nom, nom de l’entreprise, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, numéro d’entreprise et numéro de TVA, données des devis, factures et paiements (sans données de carte), le contenu des tickets, messages et pièces jointes, la déclaration d’acceptation électronique d’un devis (nom, heure, adresse IP), et les journaux de connexion et d’actions.

KompaniX n’est pas destiné aux catégories particulières de données à caractère personnel, comme les données de santé. N’en introduisez que si votre activité l’exige et que vous avez vous-même évalué les risques.

4. Instructions

Nous traitons les données uniquement sur vos instructions documentées ; cet accord ainsi que ce que vous et votre équipe configurez et faites dans KompaniX valent instructions. Nous n’utilisons pas les données à nos propres fins, ne les vendons pas et ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d’IA.

Si nous estimons qu’une instruction est contraire au RGPD, nous vous en informons immédiatement. Si nous devons communiquer des données en vertu d’une obligation légale, nous vous le signalons au préalable, sauf si la loi l’interdit.

5. Confidentialité

Seul le propriétaire de WEBSHOT a accès aux données, et uniquement dans la mesure nécessaire à la gestion, à l’assistance à votre demande ou à la résolution d’un incident. Toute personne qui obtiendrait plus tard un accès en notre nom est tenue par écrit à la confidentialité.

6. Sécurité

Nous prenons des mesures techniques et organisationnelles appropriées, dont : une base de données propre et séparée par entreprise, stockée dans l’Union européenne ; des connexions chiffrées (HTTPS) pour tout le trafic ; des mots de passe uniquement sous forme de hash salé ; la vérification en deux étapes et les passkeys pour votre équipe ; des rôles par membre de l’équipe ; un journal des actions dans l’administration ; des clés d’intégration stockées sous forme chiffrée ; des points de restauration du stockage jusqu’à trente jours en arrière ; et la mise à jour rapide des logiciels sur lesquels KompaniX fonctionne.

Vous trouverez plus d’informations sur la page Sécurité et données.

7. Sous-traitants ultérieurs

Vous autorisez le recours aux sous-traitants ultérieurs indiqués ci-dessous. Avec chacun d’eux, nous avons conclu un accord de traitement des données comportant au moins les mêmes obligations. Pour les transferts hors de l’Espace économique européen, les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou le cadre de protection des données UE-États-Unis s’appliquent.

Nous annonçons tout nouveau sous-traitant ultérieur au moins trente jours à l’avance, sur cette page et par e-mail au propriétaire du compte. Dans ce délai, vous pouvez vous y opposer ; si nous ne trouvons pas de solution ensemble, vous pouvez résilier l’abonnement sans frais.

Si vous reliez votre propre compte Mollie pour les paiements de vos clients, ou un autre service que vous activez vous-même, vous concluez vous-même un contrat avec ce prestataire ; il n’est alors pas notre sous-traitant ultérieur.

Cloudflare, Inc.

Hébergement, bases de données, stockage de fichiers et réception des e-mails. Stockage dans l’Union européenne ; entreprise établie aux États-Unis.

Resend (Plus Five Five, Inc.)

Envoi d’e-mails au nom de votre entreprise. États-Unis.

Anthropic, PBC

L’assistant IA : uniquement le texte nécessaire à une tâche que vous ou votre équipe lancez ou activez ; non utilisé pour l’entraînement. États-Unis.

8. Droits des personnes concernées

Vous traitez vous-même la plupart des demandes : consulter, corriger et supprimer les données d’un client dans l’administration, et exporter toutes les données de votre entreprise sous forme d’archive ZIP (JSON, CSV et fichiers) via Paramètres. Si une demande nous parvient, nous vous la transmettons. Si vous n’y parvenez pas seul, nous vous aidons, sans frais supplémentaires en cas d’usage raisonnable.

9. Violations de données

Si nous découvrons une violation de la sécurité qui touche vos données, nous la signalons sans retard injustifié et au plus tard dans les 48 heures suivant sa découverte au propriétaire du compte, avec ce que nous savons à ce moment-là : ce qui s’est passé, quelles données et quelles personnes concernées sont touchées, les conséquences probables et les mesures prises. Vous pouvez ainsi notifier vous-même l’Autoriteit Persoonsgegevens (l’autorité néerlandaise de protection des données) dans les 72 heures si nécessaire.

Nous vous aidons également pour une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) ou une consultation préalable, si vous en avez besoin.

10. Fin et suppression

À la fin de la période d’essai ou de l’abonnement, nous conservons l’environnement encore trente jours ; pendant ce temps, vous pouvez exporter toutes les données. Ensuite, nous supprimons définitivement la base de données et les fichiers de votre entreprise ; les points de restauration expirent au plus tard trente jours plus tard. Ce que nous devons nous-mêmes conserver en vertu de la loi, comme nos factures qui vous sont adressées, n’est pas concerné.

11. Information et audit

Nous vous fournissons toutes les informations nécessaires pour démontrer que nous respectons cet accord. Un audit par un expert indépendant est possible une fois par an, moyennant un préavis de trente jours, à vos frais et sans accès aux données d’autres entreprises.

12. Responsabilité et hiérarchie

Pour la responsabilité, les conditions d’utilisation s’appliquent. En cas de contradiction entre cet accord et les conditions d’utilisation, cet accord prévaut pour ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel. Cet accord est régi par le droit néerlandais.

13. Modifications

Nous pouvons modifier cet accord, par exemple en cas de nouveau sous-traitant ultérieur ou de changement de la législation. Toute modification qui limite vos droits est annoncée au moins trente jours à l’avance par e-mail. La date en haut de page indique la version en vigueur.